Π Ε Π Ε Ν

 

Εγχειρίδιον Συμμόρφωσης

σύμφωνα με τα πρότυπα

 

I S O   9000

 

 

                                                       ΥΠΟ :      E. ΚΟΥΖΙΛΟΥ

                                                ΠΡΟΕΔΡΟΣ/ΠΕΠΕΝ

 

 

ΑΝΤΙ ΠΡΟΛΟΓΟΥ

 

Στα πλαίσια των προσπαθειών της Ενώσεώς μας για ενημέρωση των συναδέλφων μας και δεδομένης της αδυναμίας πολλών εξ’ αυτών, λόγω της φύσεως και της ιδιομορφίας του επαγγέλματός για έγκαιρη και επίκαιρη ενημέρωση, πήρα την πρωτοβουλία για την συγγραφή αυτού του πολύ μικρού εγχειριδίόυ που περιλαμβάνει σύντομες και απλές οδηγίες για τις απαιτήσεις και διαδικασίες πιστοποίησης μιας επιχείρησης και κατά συνέπεια Ναυτιλιακής με τα «πρότυπα διασφάλισης ποιότητας», σύμφωνα με τις απαιτήσεις ISO 9000.

Δεδομένου ότι ο ISM έχει γίνει πλέον κτήμα μας και έχει μπεί για τα καλά στο «πετσί» μας, θεωρώ ότι αυτό το μικρό πόνημα θα δώσει μια πρώτη εικόνα και βοήθεια για την κατανόηση των διαδικασιών ISO που όλο και περισσότερες Ναυτιλιακές εταιρείες εφαρμόζουν και πιστοποιούνται ανάλογα.

 

 

    

ΙΣΤΟΡΙΚΟ

 

ISO είναι το ακρώνυμο του Διεθνούς Οργανισμού Προτύπων  (International Standards Organization) .

Δεν είναι λίγοι που το συνδέουν με την Ελληνική λέξη «ISOS» που σημαίνει  ισάξιος. Η επιλογή της βασίστηκε στην συμπερασματική διαδικασία που οδηγεί από το «ίσος» , στο «ομοιόμορφος», στο «πρότυπο».

Ιδρύθηκε το 1946, είναι μη κυβερνητικός οργανισμός με έδρα την Γενεύη και αποτελείται από περισσότερες από 100 χώρες μέλη.

Αντιπρόσωπος της Ελλάδας στον ISO είναι ο ΕΛΟΤ.

Το 1958 η Κυβέρνηση των ΗΠΑ θέσπισε μέτρα για έλεγχο της εφαρμογής διαδικασιών οργάνωσης του ποιοτικού ελέγχου στις εταιρείες που πωλούσαν προϊόντα στο Κράτος.

Η σειρά προτύπων ISO 9000 ολοκληρώθηκε το 1986 και εκδόθηκε το 1987.

Οι πρώτες αναθεωρήσεις έγιναν το 1994 και χρησιμοποιούνται μέχρι σήμερα.

 

Ο ISO

Ø       Διεθνής Οργανισμός Προτύπων

Ø       Μη Κυβερνητικός Οργανισμός

Ø       Διευκολύνει την ανάπτυξη ομόφωνων διεθνών προτύπων

Ø       Τα πρότυπα είναι προαιρετικά

 

 

ISO 9000

 

1.     Τι είναι ;

2.     ISO 9001 – ISO 9002

3.     Σε τι ωφελεί μια επιχείρηση

4.     Βασικές αρχές εφαρμογής

5.     Απαιτήσεις των προτύπων ISO 9000

 

1.  ΤΙ ΕΙΝΑΙ

 

Τα πρότυπα ISO 9001 και ISO 9002 καθορίζουν τις προδιαγραφές των διαδικασιών που εφαρμόζει μια επιχείρηση σε όλες σχεδόν τις δραστηριότητές της όπως :

προμήθειες, σχεδιασμό προϊόντων, παραγωγή, ποιοτικό έλεγχο, πωλήσεις διοίκηση και οργάνωση

 

Τα ISO 9001 & 9002 δεν είναι προδιαγραφές προϊόντων αλλά προδιαγραφές διαδικασιών.

 

 

2.  ISO 9001 – ISO 9002

 

Το ISO 9001 αφορά επιχειρήσεις που εκτός από την παραγωγή και τις πωλήσεις σχεδιάζουν οι ίδιες τα προϊόντα τους π.χ. Ναυπηγεία, αυτοκινητοβιομηχανία κτλ.

 

Το ISO 9002 αφορά επιχειρήσεις που δεν σχεδιάζουν τα προϊόντα τους.

3.  ΣΕ ΤΙ ΩΦΕΛΕΙ ΜΙΑ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ             

 

1. Καλλίτερη οργάνωση

-          Οργανόγραμμα                                                   

-          Περιγραφή καθηκόντων και αρμοδιοτήτων            

-          Περιγραφή σωστών μεθόδων εργασίας

2. Εφαρμογή συστήματος ποιοτικού ελέγχου πρώτων υλών και ετοίμων προϊόντων.

3.      Βελτίωση της συνεργασίας με πελάτες – προμηθευτές.

4.      Προβολή της επιχείρησης.

 4.ΒΑΣΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ ISO 9001 & 9002      

 

1.      Εφάρμοσε τις 20 απαιτήσεις των ISO 9001 & 9002.

2.      Γράψε ότι κάνεις.

3.      Κάνε ότι έχεις γράψει

4.      Τήρησε αρχεία παραγγελιών, προμηθειών, ποιοτικών ελέγχων ώστε να μπορείς να αποδείξεις ότι όλοι στην επιχείρηση εφαρμόζουν τις απαιτήσεις των ISO 9001 & 9002.

 

5.ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ ISO 9001 & 9002

 

TO ISO 9001 έχει 20 απαιτήσεις (Κεφάλαια)

ΤΟ ISO 9002 έχει 19 απαιτήσεις (Κεφάλαια)

(Δεν έχει την απαίτηση για σχεδιασμό)

 
 
ΠΟΙΕΣ ΕΙΝΑΙ ΟΙ 20 ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ            

 

 

 

1.      Ευθύνη της διοίκησης                    12.Κατάσταση ελέγχων &

2.      Σύστημα ποιότητας                   δοκίμων

3.      Παραγγελίες (συμβάσεις)     13.Έλεγχος ελαττωματικού

4.      Σχεδιασμός                              (μη συμμορφουμένου)

5.      Διακινούμενα έντυπα                           προϊόντος

(φόρμες) και δεδομένα                    14.Διορθωτκές & προληπτι-

6.      Προμήθειες                              κές ενέργειες

7.      Έλεγχος υλικών που παρέχει          15.Διακίνηση, αποθήκευση

ο πελάτης                                            συσκευασία, διατήρηση

8.      Ταυτότητα προϊόντος                            & παράδοση

9.      Έλεγχος διεργασιών                        16.Αρχεία Ποιότητας

10.  Έλεγχοι και δοκιμές                       17.Εσωτερικές επιθεωρή-

11.  Έλεγχος εξοπλισμού                            σεις ποιότητας

ελέγχων, μετρήσεων και                  18.Εκπαίδευση

δοκίμων.                                        19.Εξυπηρέτηση (σέρβις)

                                                            20.Στατιστικά στοιχεία

 

 

 

 

 

ΠΟΥ ΕΦΑΡΜΟΖΟΝΤΑΙ ΟΙ ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ ΤΩΝ

ISO 9001 & 9002

 

·         Προμήθειες

·         Παραγωγή

·         Ποιοτικό έλεγχο των πρώτων υλών και των τελικών προϊόντων

·         Πωλήσεις

·         Σέρβις

·         Διοίκηση και οργάνωση

 

ΑΠΑΙΤΗΣΗ 1 : ΕΥΘΥΝΗ ΤΗΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ         

Πρέπει να :

 

·         Υπάρχει έγγραφη η πολιτική ποιότητας της επιχείρησης

·         Καθορίζονται οι αρμοδιότητες και ευθύνες κάθε εργαζόμενου

·         Οριστεί υπεύθυνος ποιότητας

·         Συζητούνται όλα τα σχετικά με την ποιότητα θέματα σε τακτικές επισκέψεις όπου θα συμμετέχει η διοίκηση της επιχείρησης και με τήρηση πρακτικών

 

ΑΠΑΙΤΗΣΗ 1 : ΕΥΘΥΝΗ ΤΗΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ  ( Εφαρμογή)

 

·         Συνοπτική περιγραφή της πολιτικής ποιότητας της επιχείρησης σε μια σελίδα

 

·         Περιγραφή καθηκόντων κάθε εργαζομένου που έχει σχέση με την ποιότητα.

 

·         Ορισμός υπευθύνου ποιότητας ( πιθανώς και ο ίδιος ο επιχειρηματίας ή άλλο στέλεχος παράλληλα με τα άλλα καθήκοντά του )

·         Τήρηση τετραδίου με τις συζητήσεις – προτάσεις για βελτίωση της ποιότητας με τα στελέχη της επιχείρησης δύο φορές τον χρόνο ή συχνότερα.               

 

ΑΠΑΙΤΗΣΗ 2 : ΣΥΣΤΗΜΑ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ       

 

Η επιχείρηση πρέπει να προετοιμάσει ένα εγχειρίδιο

ποιότητας όπου θα περιγράφονται  :

 

·         Η πολιτική ποιότητας

·         Οι δραστηριότητες της επιχείρησης και πώς εφαρμόζονται οι σχετικές απαιτήσεις του ISO

·         Ο τρόπος απόδειξης ότι υλοποιούνται και τηρούνται οι απαιτήσεις καθώς και τα σχετικά αρχεία

·         Οι αρμοδιότητες και οι υπευθυνότητες κάθε εργαζόμενου που εμπλέκεται με την ποιότητα.

 

ΑΠΑΙΤΗΣΗ 2 : ΣΥΣΤΗΜΑ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ  (Εφαρμογή)

 

·         Να συντάξουμε οδηγίες για τον τρόπο εργασίας σε κρίσιμα σημεία ( π.χ. πώς να ελέγχουμε τα εισερχόμενα υλικά και τα προϊόντα που πουλάμε) και να τις εφαρμόσουμε (οδηγίες εργασίας)

·         Να περιγράψούμε τους τρόπους εκτέλεσης των παραγγελιών, προμηθειών, τήρησης των αρχείων που είναι σύμφωνοι με το ISO 9000 και να τον εφαρμόσουμε (διαδικασίες λειτουργίας)

·         Να συντάξουμε περίληψη των διαδικασιών λειτουργίας (εγχειρίδιο ποιότητας)

 

 

ΑΠΑΙΤΗΣΗ 3 : ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΕΣ  (Συμβάσεις)

Οι παραγγελίες του πελάτη και η αποδοχή των από την επιχείρηση να τηρούνται σε αρχείο παραγγελιών και πρέπει να:

·         Προσδιορίζουν με ακρίβεια τους όρους της παραγγελίας (είδος, ποσότητα, τιμή, όροι πληρωμής, χρόνος παράδοσης)

·         Ξεκαθαρίζουν κάθε διαφορά μεταξύ των απαιτήσεων του πλάτη και του τι  μπορεί να προσφέρει η επιχείρηση

·         Μπορεί η επιχείρηση να τις ικανοποιήσει

 

Σε τυχόν τροποποίηση της παραγγελίας να διασφαλίζεται ότι ενημερώνονται και υλοποιούνται έγκυρα & έγκαιρα οι υπόλοιπες εργασίες ( π.χ. πρόγραμμα παραγωγής )

Κάθε τροποποίηση της παραγγελίας να διατηρείται στο αρχείο των παραγγελιών.

 

ΑΠΑΙΤΗΣΗ 3 : ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΕΣ (Εφαρμογή)

·         Να τηρούμε σε αρχείο (π.χ. να γράφουμε σε διπλότυπο μπλόκ ή να κρατάμε τα φάξ των πελατών μας) τις παραγγελίες του κάθε πελάτη (είδος, ποσότητα, τιμή, όροι πληρωμής, χρόνος παράδοσης, τυχόν προδιαγραφές) καθώς και τις τροποποιήσεις των παραγγελιών.

·         Να στέλνουμε στον πελάτη την παραγγελία με φάξ για να επιβεβαιώσουμε ότι την αποδεχόμαστε αφού ελέγξουμε ότι μπορούμε να την εκτελέσουμε.

·         Να ενημερώνουμε τα άλλα τμήματα σε περίπτωση τροποποιήσεων.

ΑΠΑΙΤΗΣΗ 4 : ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ

 

Η επιχείρηση πρέπει να κάνει και να αποδεικνύει με αρχεία ότι :

·         Προγραμματίζει τον σχεδιασμό (ποιος, πώς, τι)

·         Ξεκαθαρίζει ποια είναι τα αρχικά δεδομένα (ανάγκες πελατών) σύμφωνα με τις παραγγελίες και τυχόν προδιαγραφές ( CE EN )

·         Συνεργάζονται  όσοι εμπλέκονται στον σχεδιασμό και ανταλλάσσουν σχέδια και δεδομένα

·         Συγκρίνει σε συγκεκριμένα στάδια τα αποτελέσματα του σχεδιασμού (σχέδια) σε σχέση με τα αρχικά δεδομένα (ανασκόπηση σχεδιασμού)

·         Επαληθεύει ότι τα σχέδια είναι σύμφωνα με τα αρχικά δεδομένα

·         Επικυρώνει ότι τα τελικά προϊόντα είναι σύμφωνα με τα αρχικά δεδομένα

·         Διακρίνονται εύκολα όλες οι τροποποιήσεις στα σχέδια

 

ΑΠΑΙΤΗΣΗ 4 : ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ  ( Εφαρμογή )

 

·         Να συντάξουμε σκαρίφημα ή μια σελίδα με τις ανάγκες που πρέπει να καλύπτουν τα νέα προϊόντα ή οι βελτιώσεις των παλαιών προϊόντων (δεδομένα σχεδιασμού)

·         Να τηρούμε αρχεία των σχεδίων και των δεδομένων με όλες τις τροποποιήσεις των

·         Να ελέγχουμε αν τα τελικά σχέδια είναι σύμφωνα με τα δεδομένα του σχεδιασμού ( επαλήθευση )

·         Να ελέγχουμε αν τα τελικά προϊόντα είναι σύμφωνα με τις ανάγκες των καταναλωτών (δοκιμαστικές πωλήσεις – επικύρωση)

 

ΑΠΑΙΤΗΣΗ 5:  ΕΝΤΥΠΑ(ΦΟΡΜΕΣ)ΚΑΙ ΔΕΔΟΜΕΝΑ

 

Η επιχείρηση πρέπει να ελέγχει ποια έντυπα (φόρμες) διακινούνται μέσα στην επιχείρηση ή στέλνει σε πελάτες και προμηθευτές, οπότε πρέπει :

 

·         Πριν την εφαρμογή των τα έντυπα (φόρμες) να εγκρίνονται από συγκεκριμένο εργαζόμενο της επιχείρησης αν περιέχουν όλα τα αναγκαία στοιχεία.

·         Τα έντυπα (φόρμες) που πλέον δεν ισχύουν, να αποσύρονται για να μην μπορούν να χρησιμοποιηθούν κατά λάθος

·         Η αλλαγή/ ανανέωση στα έγγραφα να είναι εύκολα διακριτή. Τα μεταβαλλόμενα δεδομένα (πληροφορίες προμηθευτών, πελατών) πρέπει να ενημερώνονται με συγκεκριμένη διαδικασία.

 

ΑΠΑΙΤΗΣΗ 5 : ΕΝΤΥΠΑ (ΦΟΡΜΕΣ) ΚΑΙ ΔΕΔΟΜΕΝΑ   (ΕΦΑΡΜΟΓΗ)

 

·         Τα νέα έντυπα (φόρμες) π.χ. παραγγελίες, εσωτερικά σημειώματα κλπ) να περιλαμβάνουν την ημερομηνία έκδοσης των και ποιος τα ενέκρινε

·         Τα αρχεία πελατών, προμηθευτών κ.λ.π. να ενημερώνονται με τυχόν τροποποιήσεις των στοιχείων

 

 

ΑΠΑΙΤΗΣΗ 6 : ΠΡΟΜΗΘΕΙΕΣ   

 

Η επιχείρηση πρέπει :

·         Να αξιολογεί τους προμηθευτές της με βάση την ικανότητα τους να ικανοποιήσουν μια παραγγελία και να τηρεί την αξιολόγηση των προμηθευτών σε αρχείο

·         Να καθορίζει το είδος και την έκταση του ποιοτικού ελέγχου για κάθε προμηθευτή

·         Να αποσαφηνίζει στις παραγγελίες της με ακρίβεια τις απαιτήσεις της

·         Να περιλαμβάνει αν είναι σκόπιμο στην σύμβαση με τους προμηθευτές της τον έλεγχο των υλικών (πριν τις στείλουν στην επιχείρηση) με συγκεκριμένη μέθοδο

·         Να αποδέχεται παρόμοιο έλεγχο από τον πελάτη αν το έχει συμφωνήσει

 

ΑΠΑΙΤΗΣΗ 6 : ΠΡΟΜΗΘΕΙΕΣ (Εφαρμογή)

 

·         Να συντάξουμε πίνακα με την βαθμολογία που κρίνουμε ότι αξίζει ο κάθε προμηθευτής ανάλογα με την ποιότητα των προϊόντων που πολλά ( Α, Β, Γ )

·         Να περιγράψουμε και να εφαρμόσουμε τους ελέγχους που κρίνουμε σκόπιμο να κάνουμε σε κάθε είδος και προμηθευτή

·         Να τηρούμε σε αρχείο (π.χ. να γράφουμε σε διπλότυπο μπλόκ ή να κρατάμε τα φάξ που στέλνουμε) τις παραγγελίες για κάθε προμηθευτή (είδος, ποσότητα, τιμή, όροι πληρωμής, χρόνος παράδοσης, τυχόν προδιαγραφές) καθώς και τις τροποποιήσεις των.

 

 

    

 

ΑΠΑΙΤΗΣΗ 7 : ΕΛΕΓΧΟΣ ΥΛΙΚΩΝ ΠΟΥ ΠΑΡΕΧΕΙ Ο ΠΕΛΑΤΗΣ

 

Για υλικά που παρέχει ο πελάτης και προορίζονται για να ενσωματωθούν στο τελικό προϊόν πρέπει να περιγράφεται και να εφαρμόζεται από την εταιρεία, διαδικασία που να εξασφαλίζει ότι όποια αλλοίωση πάθουν θα ενημερωθεί ο πελάτης της.

 

Ο πελάτης δεν απαλλάσσεται από την ευθύνη να παρέχει αποδεκτά υλικά.

 

 

ΑΠΑΙΤΗΣΗ 7 : ΕΛΕΓΧΟΣ ΥΛΙΚΩΝ ΠΟΥ ΠΑΡΕΧΕΙ Ο ΠΕΛΑΤΗΣ (ΕΦΑΡΜΟΓΗ)

 

Να περιγράψουμε πως ενημερώνουμε τον πελάτη μας σε περίπτωση αλλοίωσης υλικού που μας έχει παραδώσει και να του στέλνουμε σχετικό σημείωμα.

 

 

ΑΠΑΙΤΗΣΗ 8 : ΤΑΥΤΟΤΗΤΑ ΠΡΟΪΟΝΤΟΣ

 

Όπου χρειάζεται η επιχείρηση πρέπει να καθιερώσει και να εφαρμόσει μεθόδους με τους οποίους μπορεί να αναγνωρίζεται εύκολα η ταυτότητα του προϊόντος και η προέλευση των υλικών τόσο στην παραλαβή και παραγωγή όσο και στην παράδοση και εγκατάσταση ώστε να μην γίνονται μπερδέματα και λάθη

 

ΑΠΑΙΤΗΣΗ 8 : ΤΑΥΤΟΤΗΤΑ ΠΡΟΪΟΝΤΟΣ (Εφαρμογή)

 

Να βάζουμε κατάλληλο σημάδι ή ετικέτα πάνω στα υλικά ώστε να μην τα μπερδεύουμε και γίνονται λάθη όπου χρειάζεται.

 

ΑΠΑΙΤΗΣΗ 9 : ΕΛΕΓΧΟΣ ΔΙΕΡΓΑΣΙΩΝ

 

Οι μέθοδοι παραγωγής, εγκατάστασης και εξυπηρέτησης μετά την πώληση που επηρεάζουν την ποιότητα σε μια επιχείρηση πρέπει να εξασφαλίζεται ότι εκτελούνται με συγκεκριμένα μέσα και κάτω από συγκεκριμένες συνθήκες παραγωγής που παρακολουθούνται.

 

Αυτό επιτυγχάνεται με εφαρμογή των συγκεκριμένων μεθόδων παραγωγής που έχουν περιγραφεί, χρήση του κατάλληλου εξοπλισμού και προσωπικού & καλή συντήρησή του, συμμόρφωση με τα πρότυπα, καθώς και συνεχή έλεγχο των παραμέτρων (π.χ. θερμοκρασία) κάτω από τις οποίες παράγεται ή διατίθεται ένα προϊόν.

 

 

ΑΠΑΙΤΗΣΗ 9 : ΕΛΕΓΧΟΣ ΔΙΕΡΓΑΣΙΩΝ (Εφαρμογή)

 

·         Να περιγράψουμε την διαδικασία παραγωγής που εφαρμόζουμε με προσοχή στα κρίσιμα σημεία πιθανών λαθών

 

·         Να συντάξουμε πίνακα συντήρησης του εξοπλισμού

 

 

ΑΠΑΙΤΗΣΗ 10 : ΕΛΕΓΧΟΙ ΚΑΙ ΔΟΚΙΜΕΣ

Για τη συμμόρφωση του προϊόντος με τις προδιαγραφές που έχουν συμφωνηθεί επιβάλλεται η καθιέρωση ελέγχων και δοκιμών :

 

·         Κατά την παραλαβή των υλικών

·         Στην διάρκεια της παραγωγής

·         Πρίν από την παράδοση στον πελάτη

 

Τα αποτελέσματα αυτών των ελέγχων πρέπει να καταχωρούνται και να τηρούνται σε αρχεία.

Επίσης πρέπει να ξεκαθαρίσει τι συμβαίνει με τις ελαττωματικές πρώτες ύλες και υλικά καθώς και για τα επείγονται υλικά που δεν προλαβαίνουν να ελεγχθούν.

 

ΑΠΑΙΤΗΣΗ 10 : ΕΛΕΓΧΟΙ ΚΑΙ ΔΟΚΙΜΕΣ (Εφαρμογή)

Α.ΠΑΡΑΛΑΒΗ ΥΛΙΚΩΝ

 

Να ελέγχουμε και να σημειώνουμε πάνω στο δελτίο αποστολής του προμηθευτή αν τα υλικά είναι εντάξει.

Σε περίπτωση ελαττωματικότητας να φωτοτυπείται το δελτίο αποστολής και να σημειώνεται στη φωτοτυπία γιατί τα υλικά είναι ελαττωματικά, ποια είναι η ζημιά ου εκτιμάμε σε δραχμές και τέλος να αρχειοθετούμε το δελτίο αποστολής σε ειδικό ντοσιέ.

 

 

Β.ΠΑΡΑΓΩΓΗ

 

Στην εντολή παραγωγής που συνήθως συνοδεύει τα ημιέτοιμα στον χώρο παραγωγής ο κάθε ένας που κάνει ποιοτικό έλεγχο να σημειώνει αν βρίσκει ελαττωματικά και πόσα. Η εντολή αυτή πρέπει να αρχειοθετείται.

 

Γ. ΣΥΣΚΕΥΑΣΙΑ – ΑΠΟΣΤΟΛΗ

 

Αυτός που συσκευάζει μια παραγγελία να ελέγχει αν τα υλικά είναι εντάξει και να υπογράφει το δελτίο αποστολής

Σε περίπτωση που βρίσκει ελαττωματικό να στέλνει σημείωμα στον υπεύθυνο ποιότητας. Αν είναι εμπόρευμα τότε να επισυνάπτει μαζί με το σημείωμα φωτοτυπία του δελτίου αποστολής του προμηθευτή.

Το ίδιο πρέπει να κάνει αν πελάτης επιστρέψει ελαττωματικό προϊόν

Τέλος τα σημειώματα αρχειοθετούνται.

 

 

 

 

ΑΠΑΙΤΗΣΗ 11 : ΕΛΕΓΧΟΣ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΥ ΕΛΕΓΧΩΝ,  ΜΕΤΡΗΣΕΩΝ  ΚΑΙ ΔΟΚΙΜΩΝ

 

Η επιχείρηση πρέπει να ελέγχει, να διακριβώνει και να συντηρεί τον εξοπλισμό που χρησιμοποιείται με συγκεκριμένες γραπτές μεθόδους.

 

Η διακρίβωση και η συντήρηση πρέπει να εκτελούνται με συγκεκριμένη συχνότητα και οι αποδείξεις να τηρούνται σε αρχείο, διαθέσιμες για τον πελάτη αν αυτό το προβλέπει η σύμβαση.

Τα μέσα ελέγχου, μετρήσεων και δοκιμών να φυλάσσονται σωστά.

 

 

ΑΠΑΙΤΗΣΗ 11 : ΕΛΕΓΧΟΣ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΥ ΕΛΕΓΧΩΝ, ΜΕΤΡΗΣΕΩΝ   ΚΑΙ ΔΟΚΙΜΩΝ  (Εφαρμογή)

 

Να συνταχθεί πίνακας με τον υπάρχοντα εξοπλισμό ποιοτικού ελέγχου και μετρήσεων και να σημειώνονται οι τακτικοί έλεγχοι καλής λειτουργίας του και αξιοπιστίας του.

 

 

ΑΠΑΙΤΗΣΗ 12 : ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΕΛΕΓΧΩΝ & ΔΟΚΙΜΩΝ

 

Η επιχείρηση πρέπει να καθιερώσει διαδικασία με την οποία να φαίνεται αν τα υλικά έχουν ελεγχθεί ή όχι στις διάφορες φάσεις παραγωγής.

 

Αυτό γίνεται για να διασφαλισθεί ότι μόνο τα υλικά που έχουν ελεγχθεί χρησιμοποιούνται σε επόμενα στάδια.

 

 

ΑΠΑΙΤΗΣΗ 12 : ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΕΛΕΓΧΩΝ & ΔΟΚΙΜΩΝ (Εφαρμογή)

 

Στα ελαττωματικά υλικά ή προϊόντα πρέπει να μπαίνει ταμπελάκι ή να ξεχωρίζονται σε ειδική θέση ή χώρο.

 

 

ΑΠΑΙΤΗΣΗ 13 : ΕΛΕΓΧΟΣ ΕΛΑΤΤΩΜΑΤΙΚΟΥ ΠΡΟΪΟΝΤΟΣ (ΜΗ ΣΥΜΜΟΡΦΟΥΜΕΝΟΥ)

 

·         Σε περίπτωση που το παραγόμενο προϊόν δεν συμφωνεί στις προδιαγεγραμμένες απαιτήσεις να εμποδίζεται να συνεχίσει την πορεία του μέσα στην παραγωγή και πολύ περισσότερο να παραδοθεί στον πελάτη.

·         Τα ελαττωματικά προϊόντα αξιολογούνται και είτε επιδιορθώνονται είτε γίνονται αποδεκτά ως β’ κατηγορίας είτε απορρίπτονται.

·         Τα επιδιορθωμένα προϊόντα ελέγχονται κανονικά.

·         Τέλος οι επιδιορθώσεις πρέπει να καταγράφονται

 

 

ΑΠΑΙΤΗΣΗ 13 : ΕΛΕΓΧΟΣ ΕΛΑΤΤΩΜΑΤΙΚΟΥ ΠΡΟΪΟΝΤΟΣ (ΜΗ ΣΥΜΜΟΡΦΟΥΜΕΝΟΥ)  (Εφαρμογή)

 

·         Κάθε εργαζόμενος που στη διάρκεια ποιοτικού ελέγχου βρίσκει ελαττωματικό προϊόν ενημερώνει  με εσωτερικό σημείωμα τον υπεύθυνο ποιότητας ο οποίος τα αρχειοθετεί.

·         Τα ελαττωματικά προϊόντα κρίνονται και αποδεσμεύονται για :

 

-          Επιδιόρθωση

-          Β’κατηγορίας

-          Απόρριψη

 

·         Κανονικά πρέπει να καταγράφεται κάθε επισκευή

 

ΑΠΑΙΤΗΣΗ 14 : ΔΙΟΡΘΩΤΙΚΕΣ ΚΑΙ ΠΡΟΛΗΠΤΙΚΕΣ ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ

 

·         Η επιχείρηση πρέπει να εφαρμόσει προληπτικές και  διορθωτικές ενέργειες με τις οποίες να εξαλείψει τις αιτίες πραγματικών ή πιθανών ελαττωματικών προϊόντων καθώς και των παραπόνων πελατών.

·         Τα παράπονα των πελατών πρέπει να καταγράφονται και να εξετάζονται αποτελεσματικά

·         Κάθε αναγκαία αλλαγή που προτείνεται θα πρέπει να καταγράφεται

 

 

ΑΠΑΙΤΗΣΗ 14 : ΔΙΟΡΘΩΤΙΚΕΣ ΚΑΙ ΠΡΟΛΗΠΤΙΚΕΣ ΕΝΕΡΓΕΙΣ (Εφαρμογή)

 

Α’ ΔΙΟΡΘΩΤΙΚΕΣ ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ

·         Ο υπεύθυνος ποιότητας σε συνεργασία με τον προϊστάμενο του κάθε τμήματος αφού έχει στο αρχείο του τα σημειώματα για τα ελαττωματικά προϊόντα, να αναλύει τον λόγο κάθε ελαττώματος και να προτείνει λύση για κάθε λάθος

·         Ο υπεύθυνος ποιότητας να καταγράφει και να απαντά γραπτά στα παράπονα των πελατών

·         Τα παραπάνω να τηρούνται σε αρχείο

 

Β’ ΠΡΟΛΗΠΤΙΚΕΣ ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ

·         Ο υπεύθυνος ποιότητας σε συνεργασία με την διοίκηση της επιχείρησης να εξετάζει συνολικά και κατά κατηγορία τα ελαττωματικά προϊόντα τις πρώτες ύλες και τα παράπονα των πελατών και να αναλύει τα αίτια και να προτείνει συνολικές λύσεις αποφυγής επανεμφάνισής των

·         Τα παραπάνω να τηρούνται σε αρχείο

 

ΑΠΑΙΤΗΣΗ 15 : ΔΙΑΚΙΝΗΣΗ, ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ, ΣΥΣΚΕΥΑΣΙΑ, ΔΙΑΤΗΡΗΣΗ & ΠΑΡΑΔΟΣΗ

 

Η επιχείρηση πρέπει :

 

·         Να περιγράψει τον τρόπο διακίνησης των υλικών

·         Να αποθηκεύει τα προϊόντα σε καθορισμένους χώρους με κατάλληλες συνθήκες και να ελέγχει την κατάσταση των αποθηκευμένων σε τακτά διαστήματα

·         Να συσκευάζει τα προϊόντα σύμφωνα με τις απαιτήσεις των πελατών και τυχόν προδιαγραφές

·         Να στέλνει τα προϊόντα στον πελάτη στην ίδια καλή ποιότητα με την οποία βρέθηκαν στον τελικό έλεγχο (π.χ. να αξιολογεί τον μεταφορέα)

 

 

ΑΠΑΙΤΗΣΗ 16 : ΑΡΧΕΙΑ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ

 

Τα αρχεία που αποδεικνύουν τη συμμόρφωση της επιχείρησης στις απαιτήσεις (π.χ. αρχεία παραγγελιών, προμηθειών, ποιοτικών ελέγχων, πρακτικά διοίκησης, διορθωτικές & προληπτικές ενέργειες) πρέπει να είναι :

 

·         Ευανάγνωστα

·         Να διατηρούνται με τέτοιο τρόπο από την επιχείρηση ώστε να είναι δυνατόν να ανευρίσκονται εύκολα

·         Και να φυλάσσονται από συγκεκριμένο άτομο για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα.

 

Αν προβλέπεται σε σύμβαση με πελάτη πρέπει να είναι διαθέσιμα στον πελάτη.

 

ΑΠΑΙΤΗΣΗ 16 : ΑΡΧΕΙΑ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ (ΕΦΑΡΜΟΓΗ)

 

Τα αρχεία που πρέπει να υπάρχουν στην επιχείρηση είναι :

 

·         Παραγγελιών

·         Προμηθειών

·         Προμηθευτών

·         Ενδιάμεσων ποιοτικών ελέγχων

·         Τελικών ποιοτικών ελέγχων

·         Ελαττωματικών προϊόντων (διορθωτικές ενέργειες)

·         Παραπόνων πελατών

·         Πρακτικών διοίκησης

·         Προληπτικών ενεργειών

·         Προσωπικού

·         Σέρβις

 

ΑΠΑΙΤΗΣΗ 17 : ΕΣΩΤΕΡΙΚΕΣ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΕΙΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ

 

Η επιχείρηση πρέπει να ελέγχει συνολικά τη συμμόρφωση όλων στο εφαρμοζόμενο σύστημα ποιότητας με σύνταξη εκθέσεων επιθεωρήσεων. Οι επιθεωρήσεις διενεργούνται από προσωπικό ανεξάρτητο από αυτό που έχει την άμέση ευθύνη της διαδικασίας που επιθεωρείται.

 

Οι  εκθέσεις επιθεωρήσεων καταγράφονται και ανακοινώνονται στους εργαζόμενους που τους αφορά.

 

ΑΠΑΙΤΗΣΗ 17 : ΕΣΩΤΕΡΙΚΕΣ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΕΙΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ (ΕΦΑΡΜΟΓΗ)

 

Ο επιθεωρητής (ο υπεύθυνος ποιότητας ή άλλο στέλεχος της επιχείρησης) πρέπει να συντάσσει περιοδικά έκθεση για το αν εφαρμόζεται η κάθε απαίτηση. Γι’ αυτό πρέπει να :

 

·         Διαβάσει την απαίτηση (διαδικασία λειτουργίας)

·         Παρακολουθήσει την διαδικασία όπως εκτελείται

·         Συνομιλήσει με το προσωπικό που εκτελεί την διαδικασία

·         Να ελέγξει τα αρχεία που υπάρχουν

 

Ύστερα συντάσσει έκθεση που υποβάλλει στη διοίκηση της επιχείρησης, την ανακοινώνει στο προσωπικό που επιθεώρησε και την βάζει σε αρχείο.

 

ΑΠΑΙΤΗΣΗ 18 : ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ

 

Το προσωπικό που οι εργασίες του επηρεάζουν την ποιότητα πρέπει να αξιολογείται σε σχέση με την εκπαίδευση του και να επιμορφώνεται ανάλογα με τις απαιτήσεις της δουλειάς του.

Να τηρείται σχετικό αρχείο

 

ΑΠΑΙΤΗΣΗ 18 : ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ ( ΕΦΑΡΜΟΓΗ)

 

·         Να διατηρούμε αρχείο με τις εκπαιδεύσεις που περνάει το προσωπικό

 

·         Στην αρχή να γίνει εκπαίδευση σε θέματα ποιότητας

 

 

ΑΠΑΙΤΗΣΗ 19 : ΕΞΥΠΗΡΕΤΗΣΗ

 

Σε περιπτώσεις που η επιχείρηση παρέχει στον πελάτη εξυπηρέτηση και μετά την πώληση του προϊόντος η διαδικασία εξυπηρέτησης πρέπει να καταγράφεται επακριβώς σε ότι αφορά :

 

·         Το πρόγραμμα

·         Το παρεχόμενο προσωπικό

·         Τη διαχείριση των ανταλλακτικών

·         Τα αρχεία εξυπηρέτησης

 

 

ΑΠΑΙΤΗΣΗ 20 : ΣΤΑΤΙΣΤΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ

 

Η επιχείρηση πρέπει να εντοπίσει τυχόν ανάγκες για στατιστική επεξεργασία των αποτελεσμάτων των ποιοτικών ελέγχων ώστε να φαίνεται ποσοτικά η επίτευξη των στόχων της.

 

Σε περίπτωση που καθιερώσει τέτοιες τεχνικές πρέπει να τηρεί σχετικά αρχεία.

 

 

ΑΠΑΙΤΗΣΗ 20 : ΣΤΑΤΙΣΤΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ (ΕΦΑΡΜΟΓΗ)

 

Ο υπεύθυνος ποιότητας πρέπει να υπολογίζει την ζημιά της επιχείρησης σε δραχμές και σε αριθμό από τα ακόλουθα στοιχεία :

 

·         Ελαττωματικά υλικά

·         Ελαττωματικά προϊόντα

·         Παράπονα πελατών

 

Τα παραπάνω στοιχεία να υπολογίζονται σε % στον τζίρο ή στις αγορές και να απεικονίζονται σε κατανοητά διαγράμματα.